Ruetech GmbH · für Team Nanotec GmbH, Villingen-Schwenningen
Sehr geehrter Herr Dr. Fritz, sehr geehrte Frau Maier: auf dieser Seite sehen Sie, was wir verstanden haben, was wir bereits im System für Sie aufgebaut haben und wo ehrlicherweise Entwicklung nötig ist. Die fünf Videos zeigen jeden Ablauf vorab. Unsere Überzeugung nach der Analyse: Die E-Rechnung ist nur der Anlass. Der eigentliche Gewinn ist, dass heute eine Tabelle fünf manuelle Prozesse füttert, und genau das lösen wir zuerst.
Ihre Punkte aus dem Gespräch vom 3. August, Ihren E-Mails und Ihrer Musterdatei. Jede Karte wird in der Demo einzeln beantwortet.
Der Anlass des Projekts. Empfangen ist bereits seit 2025 Pflicht. Im System sind ZUGFeRD und XRechnung Standard, ein- und ausgehend.
Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein und FBZ entstehen per Formel aus einem Blatt. Künftig gibt es genau einen Auftrag, alle Belege entstehen per Knopfdruck daraus.
Überwiegend Drittlandexport (USA, Singapur, CN, TW, KR, JP, AU, CA), nur 20 bis 50 Rechnungen in Europa. Ausfuhrdaten sollen nicht mehr abgetippt werden.
Etiketten und Sendungsdaten direkt aus dem System, häufig auf dem Frachtkonto Ihres Kunden. Versandmaterial wie die SEM-Verpackung soll sich beim Versand automatisch abbuchen.
Rund 400 Ausgangs- und 400 Eingangsrechnungen pro Jahr. Ihr Steuerbüro erhält Buchungsstapel samt Belegbildern per DATEV-Export.
Manche Lieferungen erst nach Zahlungseingang, Anzahlungen im Verkauf und im Einkauf. Beides bildet das System ab, inklusive Liefersperre bis zur Zahlung.
Import zum freien Verkehr, Reparatur kostenpflichtig oder kostenfrei, danach Re-Export. Mit Bezug auf Originalrechnung und Seriennummer.
Positionen 10, 20, 30, Liefertermin je Position, Teillieferungen, Seriennummern auf Lieferschein und Rechnung, Zollblock mit US-HTS und EU-HTS 9031.9000, Hinweis nach § 4 Nr. 1a UStG.
Belege und E-Mails erscheinen automatisch in der Sprache des Kunden. Angebote ersetzen die bisherigen Word-Dokumente.
Keine Standard-Präsentation. Wir bauen ein Demo-System mit Ihren Produkten, Ihren Belegen und Ihren Abläufen, damit Sie Ihren Alltag wiedererkennen.
Ergebnisse unserer Recherche zu Ihrem Fall, unabhängig davon, mit wem Sie das Projekt umsetzen.
Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit 2025 Pflicht. Die Pflicht zur Ausstellung ab Januar 2027 hängt an der Umsatzschwelle von 800.000 Euro im Vorjahr, sonst gilt sie erst ab 2028. Beides betrifft nur Inlandsgeschäft, Ihre Exporte sind nicht erfasst.
Die Internetausfuhranmeldung läuft seit dem 17. März 2026 ausschließlich über das neue Zoll-Portal mit ELSTER-Zugang. Falls die Umstellung bei Ihnen noch offen ist, unterstützen wir gerne, das prüfen wir gemeinsam im Gespräch.
Eine direkte Übergabe an ATLAS gibt es nur über zertifizierte Anbietersoftware. Wer Ihnen eine automatische Zollanmeldung ohne diesen Hinweis verspricht, verspricht zu viel. Unser Weg: erst alle Daten auf einen Klick, später auf Wunsch die zertifizierte Anbindung.
Wie versprochen trennen wir sauber, was Odoo von Haus aus kann und was wir gezielt für Sie entwickeln. So sehen Sie von Anfang an, wo echter Aufwand entsteht.
| Thema | Einordnung | Anmerkung |
|---|---|---|
| E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) | Standard | Ein- und ausgehend, je Kunde einstellbar. Eingehende E-Rechnungen werden automatisch als Entwurf eingelesen. |
| Auftragskette bis Lieferschein | Standard | Inklusive Direktaufträge ohne Angebot, Teillieferungen und Rückständen. |
| Kundenpreislisten, USD, Zahlungsziele | Standard | Mehrwährung mit täglichen EZB-Kursen. |
| Steuerlogik Export, EU, Inland | Standard | Steuerfreie Ausfuhr nach § 4 Nr. 1a UStG, innergemeinschaftliche Lieferung und 19 % Inland, automatisch je Land. |
| DATEV-Export mit Belegbildern | Standard | Buchungsstapel im DATEV-Format plus Belegbilder für Ihr Steuerbüro. Kontenrahmen stimmen wir vorab mit Ihrem Steuerberater ab. |
| Versandetiketten FedEx, UPS, DHL Express | Standard | Etikett und Sendungsnummer direkt aus der Lieferung. |
| Anzahlungen Verkauf und Einkauf | Standard | Verkauf per Assistent, Einkauf über die Anzahlungszuordnung der Eingangsrechnung. |
| Reparaturabwicklung | Standard | Rücksendung, Reparaturauftrag, kostenpflichtig oder Garantie, mit Seriennummern-Historie. |
| Ihre Belege: Zollblock, Pos. 10/20/30, Liefertermin je Position | Entwicklung | Wir bauen Ihre Dokumente nach: Rechnung mit Zolltext und Bankblock, AB und Lieferschein wie gewohnt. |
| ATLAS-Datenblatt und Ausfuhrnachweise | Entwicklung | ATLAS bietet keine öffentliche Schnittstelle. Phase 1: alle Daten auf einen Klick statt Abtippen. Später möglich: zertifizierte Software als direkte Anbindung. |
| Versand auf dem Frachtkonto des Kunden | Entwicklung | Bei UPS Standard, für FedEx und DHL entwickeln wir die Abrechnung auf das Kundenkonto. |
| Automatischer Versandmaterial-Verbrauch | Entwicklung | SEM-Verpackung und Kartons buchen sich beim Versand ab, mit Nachbestellvorschlag. |
| Vorkasse-Liefersperre | Entwicklung | Lieferung bleibt gesperrt, bis die Zahlung eingegangen ist. Kleine, gezielte Erweiterung. |
| Zollrechnung bei Reparaturen | Entwicklung | Beleg mit Vermerk zum Zollwert und Bezug auf Originalrechnung und Seriennummer für den Re-Export. |
Alle fünf Aufnahmen sind im vorbereiteten System mit Ihren Produkten und Abläufen entstanden. Sehen Sie sie vor dem Gespräch in Ruhe an, dann nutzen wir die Zeit am 25. August für Ihre Fragen. Der Kommentar ist auf Englisch, eine deutsche Fassung erstellen wir gerne auf Wunsch.
Neue Anfrage wird Angebot, Stammkunde bestellt direkt per Bestellnummer, eine Anzahlung gibt den Auftrag frei. Ein Datensatz statt einer Tabelle.
Vom freigegebenen Auftrag zur Lieferung: Versandmaterial wird automatisch eingeplant, der Zollfall zeigt die Exportbereitschaft.
Die US-Handelsrechnung mit vollem Warenwert, die deutsche E-Rechnung als strukturierter Beleg, und ein ehrlicher Plan für DATEV, ATLAS und Versanddienste.
Anzahlung im Verkauf, Schlussrechnung mit Verrechnung, Anzahlung im Einkauf. Zahlung sichtbar, bevor geliefert wird.
Rücksendung aus dem Drittland, Reparatur kostenpflichtig oder Garantie, sauberer Re-Export mit Bezug auf die Originalrechnung.
Wir arbeiten iterativ: zuerst, was heute am meisten Arbeit macht. Sie entscheiden nach jedem Schritt, wie weit wir gehen.
Keine Präsentation, sondern ein Arbeitsgespräch: Sie haben die Videos gesehen, wir klären Ihre Fragen, prüfen die offenen Punkte und priorisieren gemeinsam.
Festlegung von Umfang und Reihenfolge, Abstimmung des Kontenrahmens mit Ihrem Steuerberater, Testlauf des DATEV-Imports.
Kaufmännischer Kern zuerst, dann Zoll, Versand und Reklamationen. Ihre Daten übernehmen wir aus den bestehenden Tabellen.
Rechtzeitig vor der Pflicht: E-Rechnungen senden und empfangen im Echtbetrieb.
Vier Punkte, die das Gespräch mit Alexandra am 25. August direkt voranbringen.
SKR03 oder SKR04, dazu Berater- und Mandantennummer. Diese Einstellung ist nachträglich nicht änderbar, darum klären wir sie zuerst.
DHL Express oder DHL Paket Geschäftskundenversand? Davon hängt der richtige Anschluss ab.
Die Internetausfuhranmeldung läuft seit März 2026 über das neue Zoll-Portal. Falls die Umstellung noch offen ist, unterstützen wir gerne.
Die Namen der künftigen Nutzer sowie ein bis zwei weitere anonymisierte Belege, damit die Demo Ihrem Alltag entspricht.